ניהול חשבונות תקין הוא לב ליבו של כל עסק מצליח. אך מה קורה כאשר אתם לא מרוצים ממשרד הנהלת החשבונות הנוכחי שלכם? החלפת משרד הנהלת חשבונות עשויה להיראות כמו משימה מורכבת, אך בפועל, עם תכנון וביצוע נכונים, היא יכולה להתבצע בקלות ובמהירות.
למה להחליף משרד הנהלת חשבונות?
ישנן סיבות רבות מדוע ייתכן ותצטרכו להחליף משרד הנהלת חשבונות.
הנה כמה מהנפוצות ביותר:
- שינוי צרכי העסק: עם התפתחות העסק, צרכי הנהלת החשבונות שלכם עשויים להשתנות. ייתכן שתצטרכו שירותים חדשים שלא מוצעים על ידי משרדכם הנוכחי, או שתרצו לעבור למשרד שמתמחה בתחום ספציפי הרלוונטי לעסק שלכם.
- התפתחות העסק ודרישה לזמינות גבוהה של משרד הנהלת חשבונות: ככל שהעסק שלכם גדל, תצטרכו זמינות גבוהה יותר ממשרד הנהלת החשבונות שלכם. ייתכן שתצטרכו מענה מהיר לשאלות, או שתצטרכו שירותי הנהלת חשבונות בזמן אמת.
- קבלת הצעה ממשרד מתחרה עם שכר טרחה נמוך יותר: תמיד כדאי להשוות מחירים ולוודא שאתם מקבלים את התמורה הטובה ביותר לכספכם. ייתכן שתמצאו משרד הנהלת חשבונות אחר המציע שירותים זהים במחיר זול יותר. טיפ : שימו לב למקצועיות וניסיון המשרד , לשירותים המוצעים ולא רק למחיר !
- תקשורת לקויה עם משרד: אם אתם חווים תקשורת לקויה עם משרד הנהלת החשבונות שלכם, ייתכן שזהו סימן שאתם צריכים לעבור למשרד אחר. ייתכן שלא תקבלו מענה בזמן לשאלות שלכם, או שייתכן שלא תהיו מרוצים מהאופן שבו משרד הנהלת החשבונות מטפל בבעיות שלכם.
- היעדר זמינות המשרד: חשוב לוודא שמשרד הנהלת החשבונות שלכם זמין עבורכם כאשר אתם זקוקים לו. ייתכן שתצטרכו להיפגש עם רואה החשבון / יועץ מס שלכם באופן אישי, או שתצטרכו לשלוח לו מסמכים באופן דיגיטלי ולקבל מענה . במידה והמשרד לא זמין עבורכם זה יכול בהחלט לפגוע בהתנהלות התקינה.
- תהליכים שאינם מקצועיים וכד': אם אינכם מרוצים מהאופן שבו משרד הנהלת החשבונות שלכם מטפל בעניינים שלכם, ייתכן שזהו סימן שאתם צריכים לעבור למשרד אחר. ייתכן שתהליכים מסוימים אינם מתבצעים בצורה מקצועית, או שייתכן שתגלו טעויות בדוחות שלכם.
מתי הזמן הנכון להחליף?
העדיפות הראשונה היא להחליף משרד הנהלת חשבונות בתחילת שנת מס שכן משרד הנהלת החשבונות הקודם סיים את שנת המס שחלפה והחדש מתחיל לנהל את השנה החדשה. תהליך זה נכון על מנת למנוע כפילות בשירותים וכן לייצר מעבר מסודר וחלק.
עם זאת, אין זמן "מושלם" להחליף משרד הנהלת חשבונות. אם אתם חווים בעיות עם משרדכם הנוכחי, אין צורך לחכות עד סוף שנת המס.
מה נדרש כדי לבצע את המעבר?
הנה כמה צעדים החשובים שיש לבצע:
- בחרו משרד הנהלת חשבונות חדש: הקפידו לבחור משרד הנהלת חשבונות בעל ניסיון ומוניטין בתחום. וידאו שהמשרד מציע את השירותים שאתם זקוקים להם, שהמשרד מקצועי ובעל נסיון משמעותי ושהמחירים שלו תואמים את התקציב שלכם.
- התעדכנו בנוגע לחובותיכם: לפני שאתם עוברים למשרד חדש, חשוב לוודא שאתם מעודכנים לגבי כל החובות שלכם למשרד הנוכחי. וידאו ששילמתם את כל התשלום עבור שירותי הנהלת החשבונות שקיבלתם עד כה ושקיבלתם את כל המסמכים הדרושים לכם.
- הודיעו למשרד הנוכחי על כוונתכם לעבור: חשוב להודיע למשרד הנוכחי על כוונתכם לעבור בהקדם האפשרי. עשו זאת בכתב, וודאו שאתם מציינים את תאריך סיום ההתקשרות שלכם.
- העבירו את המסמכים הדרושים: לאחר שהודעתם למשרד הנוכחי על כוונתכם לעבור, תצטרכו להעביר את כל המסמכים הדרושים למשרד החדש. ודאו שכל המסמכים שלכם מסודרים ומאורגנים, ושאתם מעבירים אותם למשרד החדש בצורה בטוחה כולל גיבוי של ההיסטוריה.
- התאימו את מערכות הנהלת החשבונות שלכם: לאחר שהעברתם את כל המסמכים הדרושים, תצטרכו להתאים את מערכות הנהלת החשבונות שלכם למשרד החדש. ודאו שכל הנתונים שלכם מעודכנים ושאתם מוכנים לעבוד עם המערכות של המשרד החדש.
מוכנים להתחיל בתהליך החלפת משרד הנהלת חשבונות? צרו איתנו קשר עוד היום לקבלת ייעוץ מקצועי ללא התחייבות!
אנו משרד הנהלת חשבונות בעל ניסיון רב בתחום. אנו מציעים שירותים מקצועיים ומקיפים במחירים תחרותיים. אנו מחויבים לספק ללקוחותינו את השירות הטוב ביותר האפשרי.