קליטת עובד לעסק

תהליך הגיוס של עובדים אינו מסתיים בשלב חתימת החוזה אלא ממשיך עד לקליטתו המוצלחת בסביבה הארגונית של העסק. כדי לצלוח את התהליך מומלץ ואף רצוי לבנות תכנית אחידה לקליטת עובדים שתכיל את כל השלבים והפעולות לקליטת עובדים. בתהליך הגיוס ישנם שני צדדים שחשוב להביא בחשבון – צד העסק וצד העובד כמובן.

גיוס עובדים בהחלט יכול להשפיע על העסק החל מהעלויות הנלוות בפרסום המשרה, תשלומי עלות השמה לחברות כח אדם, זמן שמושקע באיתור וחיפוש עובדים מתאימים, עלויות מכוני איתור, עלויות חפיפה ועוד. מצד העובד חשוב לקחת בחשבון שעובד חדש המצטרף לעסק חווה אתגרים אישיים. עליו ללמוד את התפקיד החדש, להיטמע בתוך סביבה חברתית חדשה, ללמוד את הנהלים ושיטות העבודה, להתאים עצמו לתרבות הארגונית שעדיין איננו מכיר וזוהי רק ההתחלה.

אם כך, מה על מעסיק לעשות כדי לנהל תהליך מוצלח ויעיל של קבלת עובדים חדשים?

יש ליצור נוהל ברור לקבלת וקליטת עובדים חדשים בעסק שיגובה בתכנית קליטת עובדים.

לפניכם מס' צעדים חשובים בדרך לקליטה מוצלחת של עובד חדש:

1. הכרות: ביצוע שיחה מקדימה לצוות הקיים בעסק והכנתו לקליטת העובד. כניסת גורם חדש לתוך המערכת משפיעה רבות על הממשקים בעסק וסביבתו. לכן, מומלץ שתבצע שיחת הכנה מקדימה לכל הצוות עוד לפני תחילת העבודה, הכוללת בין היתר: עדכון על תאריך תחילת עבודתו, כיצד תחולק העבודה מעתה והלאה בין העובדים והנחיות כלליות לשיתוף פעולה.
2. חפיפה: מינוי עובד שיעביר לעובד החדש חפיפה מסודרת לרבות הכנת תכנית חפיפה מסודרת וברורה והצגתה לעובד
3. תיאום ציפיות: שיחת תיאום ציפיות שמטרתה לתת עדכון מצב, להציג את חברי הצוות האחרים, את חלוקת העבודה וכן לתת סדר עדיפויות, לוח זמנים מתוכנן וכן הלאה.
4. טופסולוגיה: טרם תחילת עבודתו יש להשלים את תהליך מילוי הטפסים הנדרשים ויצירת תיק עובד כגון טופס 101, פרטי קופות גמל ופנסיה קיימות, טופס ציוד וכד'.
5. פינת עבודה: חשוב להכין מבעוד מועד פינת עבודה מסודרת לעובד החדש עם מחשב והציוד הנדרש לביצוע העבודה.
6. זמן הסתגלות: מתן זמן ללמידה ולכניסה הדרגתית לתפקיד. רצוי לתת לעובד זמן ללמידה הזו ולא להטיל עליו בהתחלה משימות מורכבות מידי. חשוב לאפשר לעובד לשאול שאלות ולא לתת לו תחושה שהוא מפריע ומציק.  
7. משוב: שיחת משוב יזומה בתום שבוע לעבודה. על המנהל ליזום שיחת משוב לאחר מספר ימי עבודה משותפים, על מנת לתת משוב חיובי או לחלופין – ביקורת בונה לגבי ההתנהלות בהמשך.

לסיכום, תהליך הגיוס של עובדים חדשים זוכה בדרך כלל לתשומת לב רבה מצד מספר רב של גורמים בתוך הארגון, אבל, חשוב להקדיש מחשבה גם לשלבים שלאחר מציאת העובד וגיוסו ולבצע תהליכי קליטה מסודרים ואחידים אשר יקנו לעובד החדש חוויה נעימה ויובילו לקליטה מהירה וקלה ובסופו של יום למתן תפוקות גבוהות​ בזמן קצר יחסית.